【人事・総務必見！】失敗しないケータリング発注のコツ！初級編5STEP

社内懇親会や周年イベント、会食イベントなどの幹事を任された人事・総務ご担当者様、「何をどう手配したらいいかわからない…」と悩んでいませんか？

ケータリングは、料理を届けてもらうだけではなく、事前のすり合わせが成功のカギとなります。今回は、初めてでも安心して進められる「ケータリング発注の5STEP」と、「よくある落とし穴」を分かりやすく解説します！

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5つのステップで解説！ケータリング発注の流れ

「社内のイベントを、会社でできたらいいのに…。」

そんな風に悩む、バックオフィス担当の方いらっしゃらないでしょうか。実は、社内でイベントを実施することは珍しいことではなく、むしろコロナ禍を境に増えているんです！

ただ…、どうやって発注するべき？何に気を付けたらいいのだろう…。わからないことがたくさんだと思います。

そこで、はじめてご注文いただく方でもわかりやすい当日までの5STEPをご紹介します！

目次

• STEP-01「どんな会にしたいか？」を設計する」
• STEP-02「参加者の“食”をチェックする値」
• STEP-03「料理以外も忘れずに！「どこまでお願いできる？」を確認」
• STEP-04「会場の条件を共有する（搬入・設営の確認」
• STEP-05「当日の流れ（スケジュール）まで徹底確認」

STEP-01「どんな会にしたいか？」を設計する」

まずはイベントの目的や雰囲気、世界観を共有することから始まります。

■主なイベントの例: 社内懇親会、周年イベント、会食イベントなど

■ポイント: 料理のメニューだけでなく、提供スタイルや演出についても、プランナーが一緒に考えてくれます。まずは「どんな空気にしたいか」をイメージしてみましょう

STEP-02「参加者の“食”をチェックする」

「食べられない人がいた！」を防ぐための重要なステップです。

■年齢層: 幅広い世代がいるか、お酒好きが多いかなど。

■食事制限層・アレルギー: ベジタリアン、ハラール対応、アレルギーなどの細かい情報。

■ポイント: 単に参加人数を数えるだけでなく、参加者のバックグラウンドや食の嗜好まで細かくチェックしておきましょう。

STEP-03「料理以外も忘れずに！「どこまでお願いできる？」を確認」

料理だけに気を取られがちですが、周辺の備品確認も大切です。

■チェック項目: ドリンク、食器、カトラリー、テーブル、装飾など。

■ポイント: 「どこまで準備してもらえるのか」をプランナーと事前にすり合わせておくと、当日「思っていたのと違う」を防ぐことができます。

立食や、着席スタイルによっても提供や準備物は異なります。立食であれば“小分け”、着席であれば“大皿で取り分け”提供を推奨。また、食べる量が多いのか少ないのかによってもどのように提供するのがベストなのか変わってくるのです。

また季節によって、温製料理・冷製料理とご提供が異なるため、設備環境や準備物にも気を配る必要があります。

STEP-04「会場の条件を共有する（レイアウト・搬入・設営の確認）」

ケータリングならではの重要ポイントが、会場のスペック確認です。

■チェック項目: レイアウトはどのようにするのか、搬入口はどこか、設営スペースはあるか、エレベーターは使えるか。

■ポイント: 事前に動線や搬入出の条件を共有・整備しておくことで、リスクをなくし、当日安心してイベントを楽しむことができます。

会場のレイアウト（どこに料理を置いて、どこにドリンクを置くかなど）は事前に想定しておく必要があります。SIRCARS CATERINGでは、ドリンク台を1台、料理台を1台をスタンダードとしています。会場についたタイミングで島分け（※いくつかのグループに分けたテーブル準備）は、基本的にはお断りしています。

事前に条件を確認し、島分けが必要な場合にはプランナーにご相談ください！

《島分け依頼におすすめの条件》

・会全体ではなく、グループごとの交流を図りたい、関係地を高めたい

・人数が多すぎるため分散してコミュニケーションを図りたい

STEP-05「当日の流れ（スケジュール）まで徹底確認」

「当日、なんとなく時間がグダグダしてしまった…」という事態を防ぐため、必ずタイムスケジュールで流れを確認します

■確認の例: 料理を出すタイミング、乾杯のタイミング、実施プログラムの開始時間など。

■ポイント: 「料理を届けてもらう」だけでなく、当日の進行（プログラム）まで含めて相談するのが大成功の秘訣です。

【！要チェック！】「え、そうなの！？」知らないと危ない裏の落とし穴

「こんな発注の仕方は要注意」という、先輩幹事たちが実際にやらかしたリアルな失敗例をご紹介します。

case 01. 「18:00開始」と伝えたら、業者が18:00に到着して大パニック！？

【知らなかったポイント】

意外とやりがちなのが、「イベント開始時間＝業者の到着時間」にしてしまうミス。料理を並べ、温かいものをセットし、空間を整えるには準備時間として最低でも2時間前後の前倒しが必要です。「18時乾杯」なら、業者の搬入は16時スタートで逆算するのが鉄則です。実際にあった事例ですと、会議室の使用が会期の時間のみの予約になっており、事前準備の時間がなく…企業様の廊下で準備を行ったことがありました。

・事前準備も含めた『2時間前』に会議室に入れるというスケジュールが組めているのか

細かい調整に思えるかもしれませんが、非常に重要なポイントになります。また、補足的には、乾杯に合わせて提供準備をします。早くとも30分前には提供を開始するため踏まえたスケジュールを相談しておく必要があります。

case 02. オフィスのビルに入れない！？「事前申請」の罠

【知らなかったポイント】

「当日、いつもの正面玄関から台車でスッと搬入してもらえるだろう」と思っていませんか？ セキュリティの厳しい都心のオフィスビルなどでは、事前の「搬入出申請（車両登録や作業員名簿の提出）」が必須なところがほとんどです。これを知らずに当日を迎えると、警備員さんに正面玄関で止められ、セッティング開始が大幅に遅れる大惨事になります…。

case 03. 『後片付け』は原状回復までと思っていたら…

【知らなかったポイント】

「後片付けまでお任せプランだから安心！」と思っていたので、原状回復までしてもらえる！そう思っていると…次の会議に間に合わない！なんてことがあるかもしれません…。業者によっては「テーブル上の食器回収と簡易清掃まで。出たゴミの持ち帰りはビルやオフィスのルールに従うため対象外」というケースがあります。私たちSIRCARS CATERINGでは“ゴミの回収”まで担います！原状復帰はお客様にお任せてしているので、踏まえたプランニングをご提案させていただきます！

まとめ：事前のすり合わせで大成功のイベントに！

ケータリング発注は、事前の細やかなコミュニケーションとすり合わせが成功の大きなカギとなります。「何から手をつければいいかわからない…」というご担当者様は、まずはプロのプランナーに相談してみてはいかがでしょうか？

プランや、ビルの申請などさまざまな疑問についても、私たちSIRCARS CATERINGは細かく向き合い、サポートさせていただきます！

公式サイトからぜひお気軽にお問い合わせください！